Der erste Schritt im Sign-off-Prozess ist die klare Definition aller Prüfschritte und zuständigen Rollen. kontrollys ermöglicht es, Workflows in einer intuitiven Oberfläche zu erstellen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Benachrichtigungen bei ausstehenden Freigaben zu versenden. Jede durchgeführte Aktion wird automatisch dokumentiert und mit Zeitstempeln versehen. So entsteht ein strukturierter Ablauf, bei dem kein Prüfschritt übersehen wird und alle Beteiligten präzise auf Ihre Aufgaben hingewiesen werden. Änderungen am Prozess werden in Echtzeit nachvollziehbar und bleiben als Versionshistorie erhalten.
Die zentrale Dokumentation aller Sign-offs und Testergebnisse schafft eine solide Basis für Audits und Management-Reviews. Mit der integrierten Suchfunktion von kontrollys finden Sie relevante Protokolle in Sekundenschnelle. Unterschiedliche Benutzerrollen regeln den Zugriff auf sensible Informationen und verhindern unautorisierte Änderungen. Gleichzeitig sorgt die rollenbasierte Zugriffskontrolle dafür, dass nur befugte Mitarbeitende Dokumente freigeben können. Dies fördert die Verantwortlichkeit und hilft dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu adressieren.
Der Audit-Trail von kontrollys zeichnet jede Interaktion auf – von der Erstellung eines Prüfplans bis zur finalen Zertifizierung. Alle Protokolle werden in einem zentralen System gelagert, das revisionssicher ist und regelmäßige Backups durchführt. So sind Ihre Sign-off-Logs nicht nur jederzeit verfügbar, sondern auch vor Verlust oder Manipulation geschützt. Exporte in gängige Formate ermöglichen es, Berichte nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur zu integrieren und externen Prüfern auf Knopfdruck zugänglich zu machen.
